ERP Triple Bilan : Fonctionnalités d'achats et ventes responsables

En février dernier, HashBang s'est lancé dans un projet d'ERP Triple Bilan : un ERP permettant de réaliser, en plus de bilans financiers, des bilans sociaux et environnementaux. Au cours de ce projet, nous avons réalisé une étude comparative d'ERP opensources codés en Python qui nous a permis de sélectionner l'ERP le plus adapté à nos besoins : Tryton. Nous avons également passé en revue différents outils de bilans RSE pour les entreprises, et sommes arrivés à la conclusion que nous devions implémenter des indicateurs adaptés aux données présentes dans un ERP en piochant dans différents outils, plutôt que d'implémenter un outil en intégralité.

À la suite de ces recherches, HashBang a donc travaillé au développement de premières fonctionnalités de Triple Bilan sur Tryton.

Choix des fonctionnalités à implémenter

Pour les premières fonctionnalités d'analyse de performances RSE, nous souhaitions intégrer un indicateur dont les données seraient facilement trouvables dans un ERP, c'est-à-dire des données typiques de gestion interne d'entreprise : des données sur les salariés, les stocks, les ventes, les tiers, etc.

Nous avons sélectionné ainsi un critère présent dans le formulaire de candidature au label "Lyon Ville Équitable et Durable" : les achats responsables.

D'après le questionnaire de ce label, un achat responsable est un achat réalisé dans un organisme :

  • d'utilité sociale : un organisme qui favorise l'insertion sociale de personnes défavorisées
  • éco-labellisé : un organisme qui a un label écologique, comme le label vert européen ou le label "Lyon Ville Équitable et Durable"
  • de l'Économie Sociale et Solidaire (ESS) : coopératives, associations, mutuelles, fondations, entreprises adaptés, entreprises d'insertion, entreprise solidaire d'utilité sociale (ESUS)...
  • de l'économie circulaire : un organisme impliqué dans l'allongement de la durée de vie des produits ou la réduction des déchets, comme les entreprises de reconditionnement et de seconde main
  • locale : un organisme dont le siège social se trouve dans la région afin de faire fonctionner l'économie locale

Si un achat est réalisé dans une entreprise répondant à au moins l'un de ces critères, alors l'achat est qualifié de "responsable".

Nous avons ainsi souhaité implémenter cette fonctionnalité afin de calculer le pourcentage d'achats responsables d'une société sur une période donnée. Nous avons également souhaité utiliser ces mêmes critères pour évaluer les ventes responsables d'une société sur Tryton.

Conservation de la modularité des ERP

Tryton, comme la plupart des ERP, a une caractéristique essentielle : il est possible (et recommandé) de n'y installer que les modules nécessaires au fonctionnement de sa société. On peut donc utiliser certains modules et pas d'autres. Ainsi, une entreprise de service, qui n'a pas besoin de faire de la gestion de stock, n'aura pas de module de gestion de stock dans son ERP.

Nous avons souhaité conserver cette modularité dans notre fonctionnalité de Triple Bilan : nous voulons qu'il soit possible de réaliser le Triple Bilan de sa société quels que soient les modules qui sont installés sur son ERP. Il est donc nécessaire de séparer dans des modules différents l'implémentation d'indicateurs qui ne s'appuient pas sur les données de mêmes modules.

Pour ce faire, nous avons créé un module de base pour la fonctionnalité de Triple Bilan, duquel toutes les autres fonctionnalités de Triple Bilan dépendront, afin de pouvoir afficher tous les indicateurs de performance dans la même interface. Les indicateurs d'achats responsables et de ventes responsables sont ainsi implémentés dans des modules séparés, dépendant tous deux du module de base.

Module de base : SE Reporting

Capture interface SE Reporting

Interface des Données SE

Ce module a pour but de proposer un espace, nommé "Données SE" (SE pour "Sociales et Environnementales"), qui permettra de réunir tous les indicateurs de performances sociales et environnementales. On lui donne comme paramètre les dates de début et de fin de la période qu'on souhaite étudier, et éventuellement le nom qu'on souhaite donner à son rapport. L'espace en dessous est dédié à l'affichage des indicateurs des différents modules installés, regroupés par catégorie dans des onglets. Ici, on retrouve donc les indicateurs liés au module sur les achats dans l'onglet "Achats".

Il est également possible de télécharger le bilan de performances sociales et environnementales de sa société au format PDF en cliquant sur l'icône "Imprimante". On retrouve ainsi seulement les indicateurs des modules installés. Ainsi, dans l'exemple ci-dessous, on ne retrouve que les indicateurs sur les achats.

Rapport PDF SE Reporting

Rapport PDF téléchargé depuis l'interface des Données SE

Module parent des achats et ventes responsables : SE Party

Nous souhaitions que les indicateurs d'achats responsables et de ventes responsables soient implémentés dans des modules séparés. Cependant, ils utilisent les mêmes critères de responsabilité de tiers, ils doivent donc partager ces éléments afin d'éviter la duplication de données dans le cas où les deux modules seraient installés ensemble.

La solution que nous avons trouvé est de faire dépendre les modules d'achats responsables et de ventes responsables d'un même module qui implémenterait les critères de responsabilités pour un tiers : SE Party.

Interface SE Party

Interface des Tiers avec le module SE Party

Dans ce module, on ajoute les différents critères de responsabilité dans le formulaire de renseignement des tiers. Ils se présentent sous forme de cases à cocher dans un onglet dédié à ces critères, nommé "Durabilité". Si le tiers vérifie l'un des critères, on coche la case correspondante. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons ainsi indiqué qu'HashBang est une entreprise éco-labellisée appartenant à l'économie sociale et solidaire.

Ces critères seront alors récupérés dans les modules de ventes responsables et d'achats responsables pour calculer les indicateurs correspondant.

Modules implémentant nos indicateurs : SE Purchase et SE Sale

SE Purchase et SE Sale fonctionnement de la même manière, nous allons donc présenter le fonctionnement de SE Purchase.

Interface SE Purchase

Interface des Données SE avec le module SE Purchase

Lorsque SE Purchase est installé, l'interface de "Données SE" présente un onglet "Achats" dans lequel on retrouve les indicateurs calculés par le module.

On trouve d'abord la liste des achats qui ont été faits dans la période sélectionnée au dessus. Cette liste présente, pour chaque achat, le nom du fournisseur ainsi que les cases, cochées ou non, des critères de responsabilité du fournisseur. La dernière colonne présente le montant de l'achat.

En dessous de cette liste, on retrouve de nombreux indicateurs. On a tout d'abord le montant total des achats responsables et non responsables, un achat étant responsable si le fournisseur présente au moins un des critères de responsabilité. On affiche ensuite le pourcentage des dépenses de sa société en achats responsables et non responsables. Enfin, on retrouve les pourcentages de dépense pour chaque critère de responsabilité individuellement, afin d'avoir une analyse des achats responsables plus fine.

Lorsqu'on télécharge le rapport PDF, on retrouve les mêmes indicateurs, sans la liste des achats analysés.

Rapport PDF SE Purchase

Rapport PDF avec les données sur les achats responsables

Le module SE Sale présente exactement les mêmes indicateurs, en assimilant les ventes avec les achats, dans l'onglet "Ventes" de l'interface "Données SE".

Ces modules permettent de connaître de manière quantitative quelle part des ventes et des achats de sa société sont faits avec des tiers dits "responsables", et donc de repérer comment améliorer la responsabilité des achats et des ventes de sa société afin d'avoir un meilleur impact social et environnemental.

On peut par exemple repérer, dans la liste des achats analysés, les plus grosses dépenses non responsables et ainsi essayer d'en trouver une alternative responsable.

On peut également étudier le détail des dépenses pour chaque critère de responsabilité et voir quel domaine n'est pas très sollicité dans les achats ou les ventes de sa société. Par exemple, pour HashBang, on remarque que seulement 5% de ses achats sont faits auprès de fournisseurs sans aucun critère de responsabilité. Elle peut donc chercher à trouver de nouveaux fournisseurs pour ces dépenses afin d'améliorer l'impact social de son activité.

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